表单管理是通过对表格、规范标准和各类单据的系统运用，提高企业或其他社会性单位的管理规范性与标准性，借以提高管理绩效;

通过卓有成效的表单管理，可为企业的经营管理者和企业外部各个方面提供具体而详实的企业经营状况及其变动和经营成果，经营决策等方面的情况，以便协助他们做出合理决策。

作用：

1、收集信息

例如我们面试找工作时要填写的简历表，表中列出了各种需要我们填写的内容，填完相关内容后，我们的个人信息基本就已展现出来。企业方通过简历表，可以知道我们姓甚名谁、家住何方、学历职称、工作单位、经验能力等各方面信息，再简单问一下具体工作内容，即可评估我们是否胜任应聘的岗位，并作出是否录用的决定。

试想，如果没有表单，在进行跨岗位、跨部门、甚至跨公司的工作中，我们需要的信息如何收集、获取和传递?如果靠口头相传，则以讹传讹，传递经过几个人后信息已经变味。因此，跨部门的工作流程及信息传递，要使用的一个关键工具就是表单。

2、提高效率

表单中所列的各项内容，都是经过事先评估后觉得有必要掌握了解的内容，因此才放入表单。而那些不太重要的，或根本不相关的信息，则未纳入表单。因此只要填表者严格按照表单内容填写，即可在短时间内获取我们所需的关键内容，从而大幅减少筛选无用信息的时间，因此也就明显提高了我们的决策效率和决策准确率，继而提高整体工作效率和工作质量。

3、保存记录

如果有一天发生了客户投诉产品质量问题，我们如何知道是哪一批货物出现的问题?哪天发货的?哪天生产的?谁生产的?用哪批原材料生产的?是生产过程的问题还是原材料或者物流公司运输的问题?如果没有文档记录，所有的过去就只能靠模糊的回忆，问题无从查起，责任无非理清，改善也无从下手。因此，在质量管理体系中也就格外强调过程要有记录，而记录的形式则以表单为主。

4、提供数据

如果财务部门进行月度、年度盈利核算，如果品质部门汇报生产产品合格率，如果我们每个人做月度总结、年度总结，如果没有日常的数据统计，我们的总结报告如何写?对过去进行总结分析并进行改善提高的工作如何开展?甚至如果没有数据，绩效考核即使能设计成量化考核指标，也没有数据用来支撑考核，于是无可奈何花落去，情非得已感情分。

表单的存在，其作用就在于通过指定必须统计的数据项目，要求相关工作人员进行日常记录、定期汇总统计，从而可以获取真实准确的数据信息，使一切以数据为基础的决策和工作都可以顺利开展。

5、过程管控

如果制定了工作表单，将员工工作过程中的关键环节和关键动作纳入表单内容，要求其填写工作中及完成后的各项重要信息，那么员工为了能够填写这些信息，必然要按要求执行这些环节和动作，然后才能有可填报的内容。

因此，表单的内容就是我们对相关工作的要求，按照表单的要求填写相关内容，也就是在对相关人员的工作过程进行管理，确保相关人员按照规定的要求开展工作，此即过程管控。

6、简化管理

通常我们在具体的管理实践中，往往会倾向于不断制定和推出各种文件、制度、流程、作业指导书等，所以企业里的文件越来越多，制度越来越厚，也就让人越来越记不住。

如果管理者把与日常工作密切相关的文件制度设计成一个个的表单，很多管理规定将变得容易理解、容易落地。比如订单评审有订单评审表，将所有应该参加订单评审的部门全都列在表中，并为其在表中留出填写评审意见的地方，如果订单评审表中没有该部门的意见，说明该部门未参加评审，则说明评审组织者的组织活动有瑕疵，此次评审在组织流程方面不合规。如果该部门有参加评审，但是所填内容与后续反馈的实际情况不符，则说明该部门未认真负责地评审所负责的内容，此部门在评审执行方面不合规。如果评审部门提出了质疑意见，但组织者未解决质疑问题且未请示上报就安排实施，则说明组织者违反了审批流程，对其越权操作造成的损失应承担责任。

7、培训材料

当部门有新员工加入时，如何让新员工尽快可以独立开展工作，是管理者面临的一个大问题。对新员工来说，在新的岗位上要做哪些工作，工作应该怎么开展，涉及哪些部门，做到什么标准，提交什么结果，都是应该掌握的内容。单凭传统的师傅带徒弟模式，采用口头讲述的常规方法，很多时候会出现师傅讲不全面、徒弟选择性吸收的问题，导致所学知识不成系统，且常有遗漏。